중소기업 기술 팁: Zoom Workplace로 더 많은 작업을 수행하기 위한 가이드

중소기업 소유자로서 당신은 단조로워야 합니다. 팀을 과도하게 확장하지 않고도 오늘날의 혼잡한 시장에서 돌파할 수 있는 방법을 찾아야 합니다. 즉, 새로운 고객에게 다가가고, 프로세스를 자동화하고, 효율성을 향상하고, 더 적은 비용으로 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다. 올바른 기술을 사용하면 이 모든 것을 잠금 해제할 수 있고 일부도 잠금 해제할 수 있습니다.

에이 2024년 연구 미국 상공회의소의 보고에 따르면 중소기업 소유자의 99%가 비즈니스를 운영하기 위해 하나 이상의 기술 플랫폼이나 도구를 사용하고 있으며, 47%는 4개 이상의 플랫폼을 사용하고 있습니다. 중소기업 소유자 5명 중 2명(40%)이 생성 AI를 사용하고 있다고 답했는데, 이는 2023년 생성 AI 사용자 비율(23%)의 거의 두 배에 달하는 수치입니다.

그러나 일부 사람들은 커뮤니케이션 및 협업 요구 사항을 충족하기 위해 생성 및 에이전트 AI가 내장된 하나의 플랫폼만 필요하다는 사실을 깨닫지 못할 수도 있습니다. 줌 직장 ~와 함께 AI 동반자 전화, 팀 채팅, 화이트보드, 회의, 스마트 문서 및 지원되는 타사 통합을 단일 사용자 환경으로 통합합니다.

현재 고객 기반을 위해 더 많은 작업을 수행하고 싶거나 비즈니스를 적극적으로 성장시키려는 경우 아래 팁을 확인하여 Zoom Workplace가 비용 대비 최대 효과를 얻으면서 더 많은 시간을 절약하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요.

1. AI Companion으로 생산성 향상

미국 상공회의소 중소기업 조사에 따르면 기업의 91%가 AI가 미래 비즈니스 성장에 도움이 될 것이라고 낙관한다고 답했습니다. 그러나 AI를 사용하지 않는 기업의 22%는 비용에 대한 우려를 도입 장벽으로 꼽았습니다.

일부 회사에서는 사용자당 AI 기능에 대해 프리미엄을 청구하지만 Zoom AI Companion은 적격 유료 Zoom 플랜에 추가 비용 없이 포함됩니다.*

Zoom 회의를 주최할 때 AI Companion 스파클 아이콘을 클릭하기만 하면 됩니다. 이를 통해 회의 요약을 켜거나 “잡아주세요”와 같은 질문을 통해 지금까지 논의된 내용에 대한 세부 정보를 얻을 수 있습니다.

회의 요약 외에도 AI Companion은 이메일 및 채팅 메시지 작성, 화이트보드의 콘텐츠 브레인스토밍 및 구성, 음성 메일의 우선 순위 지정 및 전화 통화 요약 등에도 도움이 될 수 있습니다. 줌폰. AI Companion에게 회의 기록에서 통찰력을 얻어 Zoom Docs의 프로젝트 개요, 블로그 게시물 또는 기타 콘텐츠를 시작하도록 요청할 수 있습니다. 다음 체크인 일정을 잡기 위해 동료의 캘린더를 뒤지느라 시간을 낭비할 필요가 없습니다. AI Companion이 귀하를 대신하여 참석 가능 여부를 확인하고 회의 일정을 예약할 수 있습니다.

이러한 기능을 통해 효율성을 높일 수 있으며, 이는 귀중한 시간을 보다 의미 있는 작업에 사용할 수 있음을 의미합니다. 우리를 방문하세요 AI 동반자 페이지 소규모 기업에서 AI를 사용하여 업무 시간을 개선할 수 있는 구체적인 방법에 대해 자세히 알아보세요.

2. 앱 전환 횟수 줄이기

Zoom Meetings에 참여하는 데 사용하는 앱인 Zoom Workplace에 익숙하실 것입니다. 하지만 Zoom Workplace 데스크톱 앱에서 할 수 있는 일이 훨씬 더 많습니다.

팀원들과 채팅하기 Zoom 팀 채팅모든 Zoom 계정에 포함되어 있습니다. 여러 사람들과 함께 채널을 만들거나 직접 일대일 메시지를 보낼 수 있습니다. 이메일보다 더 쉽고 빠르며 체계적으로 소통할 수 있도록 외부 연락처를 추가하고 채팅할 수도 있습니다.
Google 또는 Microsoft 캘린더를 연결하세요 캘린더 탭에서 모든 회의를 보려면 Zoom 계정을 사용하세요. 몇 번의 간단한 클릭만으로 Zoom 회의에 참가할 수 있고(더 이상 회의 링크를 찾을 필요가 없습니다!), AI Companion을 사용하여 Zoom Workplace 앱에서 직접 회의를 예약하는 등의 작업을 할 수 있습니다.
Google 또는 Microsoft 이메일 계정을 Zoom 계정과 연결하거나 Zoom Mail의 무료 이메일 주소) 다른 앱으로 이동할 필요 없이 이메일 메시지에 쉽게 액세스할 수 있습니다. AI Companion을 사용하여 이메일 작성에 도움을 줄 수도 있습니다.
Zoom Phone이 있는 경우 Zoom Workplace 앱의 소프트폰 인터페이스를 사용하여 전화 걸기, 음성 메일 보기 및 듣기, 문자 메시지 보내기 등의 작업을 수행할 수 있습니다. AI Companion은 통화 후 요약과 음성 메일에서 작업의 우선 순위를 지정하고 추출하는 기능을 통해 여기에서도 도움을 줄 수 있습니다.
다음 제품군에 액세스하세요. 내장된 생산성 도구 동료와 쉽게 공유할 수 있는 메모, 비디오 클립, 화이트보드를 만들 수 있습니다.
만약 당신이 워크비보앱에서 직접 액세스하여 동료의 게시물을 보고, 팀원에게 칭찬을 전하고, 회사 뉴스를 읽고, 다양한 부서 공간을 탐색할 수 있습니다.

아직 다운로드하지 않았다면 최신 버전의 Zoom Workplace 앱 상단 탐색 표시줄의 탭을 탐색하여 작업하는 동안 Zoom을 최대한 활용할 수 있는 방법을 알아보세요.

3. 약속 일정을 간소화하세요

약속 예약 앱 팀이 잠재 고객, 고객 및 고객과의 회의를 준비하는 데 소요되는 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다. 약속을 예약하기 위해 이메일을 주고받는 대신 고객이 해야 할 일은 예약 링크를 클릭하고 달력에서 자리를 예약할 수 있는 날짜와 시간을 선택하는 것뿐입니다.

Zoom Workplace Business 또는 Business Plus 계정이 있으면 다음에 액세스할 수 있습니다. 줌 스케줄러 추가 비용 없이 데스크톱이나 모바일 앱에서 바로 사용할 수 있습니다. Zoom 스케줄러는 Google, Microsoft 또는 Zoom 캘린더와 동기화되어 쉽게 예약할 수 있으며 Zoom 회의 링크가 포함된 이메일을 보내는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 모든 작업이 자동으로 처리됩니다.

Zoom Workplace 요금제에 Scheduler가 포함되어 있지 않은 경우 다음을 수행할 수 있습니다. 더 저렴하게 추가하세요 Calendly와 같은 다른 일정 관리 앱보다 방법에 대해 자세히 알아보세요. Zoom Scheduler는 Calendly와 비교됩니다..

4. 회의 후에도 대화를 이어가세요

중요한 대화는 Zoom 회의가 끝나도 끝나지 않습니다. 실제로 Zoom 통화를 마치고 나면 실제로 많은 중요한 조치 항목, 토론 및 의사 결정이 이루어집니다. 전체 과정에서 Zoom Workplace를 사용하는 방법을 학습합니다. 회의 수명주기 (회의 전, 회의 중, 회의 후에 보내는 시간)은 시간을 보다 효율적으로 사용하는 데 중요합니다.

Zoom Workplace 앱에서 회의를 예약할 때 활성화하는 옵션을 클릭하세요. 지속적인 회의 채팅. 이를 통해 사전에 회의 참석자들과 그룹 채팅을 시작하여 안건 항목을 조정하거나 검토를 위해 회의 전 자료를 공유할 수 있습니다. 회의가 시작되면 해당 메시지를 다시 참조하고 회의에서 채팅을 계속할 수 있습니다. 회의가 끝난 후 팀 채팅에서 대화를 계속하세요. AI Companion 회의 요약을 공유하고 토론 스레드를 다시 방문하여 미해결 항목에 대한 루프를 종료할 수 있습니다.

5. Zoom Phone으로 이동 중에도 작업하세요

2024년에 따르면 오전 상담 설문조사 Zoom의 의뢰로 조사한 결과, 소규모 기업 소유주 응답자의 82%가 연결 상태를 유지하기 위해 전화를 사용한다고 답한 반면 직원 수가 1,000명 이상인 회사에서는 70%가 전화 통신을 사용한다고 답했습니다.** 디지털 시대에도 전화 통신은 여전히 중요하지만 비즈니스의 이동 중이거나 하이브리드 작업 스타일에 적합해야 합니다.

Zoom Phone은 전화 통신을 클라우드로 가져오므로 귀하와 귀하의 직원이 Zoom Workplace 데스크톱 또는 모바일 앱에서 회사 전화에 액세스할 수 있습니다. 즉, 사무실에 있든 집에 있든 이동 중에도 호환되는 모든 장치에서 전화를 걸고 받을 수 있습니다. 원하는 경우 기존의 호환 가능한 탁상 전화기를 그대로 유지하거나 당사의 주요 업체에서 지원되는 탁상 전화기 및 회의 전화기를 선택할 수 있습니다. 하드웨어 파트너.

Zoom Phone이 직원과 고객 간의 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움이 되는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

직원들은 Zoom Phone용 AI Companion을 활용하여 통화 및 문자 메시지를 요약하고 음성 메일의 우선 순위를 지정하는 등의 작업을 수행함으로써 시간을 절약할 수 있습니다.
Zoom Phone과 함께 즐겨 사용하는 비즈니스 도구를 사용할 수 있습니다. 당사의 전화 솔루션은 Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow 및 HubSpot과 같은 필수 애플리케이션과 통합됩니다.
Zoom Phone에서는 사용자를 쉽게 추가하고 관리할 수 있습니다. 이는 많은 역할을 수행하고 더 복잡한 솔루션을 관리하기 위한 IT 리소스가 부족한 소규모 기업 소유자에게 특히 유용합니다.
응답 시간을 줄이기 위해 통화 대기열을 설정할 수 있습니다. 영업팀이나 지원팀과 같은 지정된 사용자 그룹에 통화를 라우팅하여 고객 문의를 나누고 해결하세요. 그러면 가능한 첫 번째 사람이 전화에 응답할 수 있습니다.
직원들은 전화 통화 중일 수 있으며 빠른 스케치를 그리거나 문서를 가져와서 전화로 다른 사람들과 검토할 수 있습니다. Zoom Workplace를 사용하면 상황에 따라 전화 통화에서 화상 회의로 쉽게 전환할 수 있어 생산적인 대화를 나눌 수 있는 더 많은 방법이 제공됩니다.